Privacyverklaring

Versie 2.0 — laatst bijgewerkt: 28-07-2026

InstallatieTools respecteert je privacy en verwerkt niet meer gegevens dan nodig. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt. Dit geldt voor onze webshop op installatietools.nl en voor Calqo op calqo.installatietools.nl.

1. Wie zijn wij

InstallatieTools
E-mail: Info@InstallatieTools.nl
KvK-nummer: volgt
Btw-identificatienummer: volgt

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden genoemd. Voor de gegevens die klanten zelf in Calqo invoeren over hún klanten en medewerkers, zijn wij verwerker en is de klant verantwoordelijke; zie artikel 6.

2. Welke gegevens verwerken wij, en waarom

Bij een bestelling in de webshop

Naam, e-mailadres, factuur- en adresgegevens en betaalgegevens. Wij gebruiken die om je bestelling te leveren, je factuur op te stellen en onze administratie te voeren.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke bewaarplicht.

Bij het gebruik van Calqo zonder account

De basisfuncties van Calqo werken zonder account. Wat je dan invoert, wordt opgeslagen in de browser op je eigen apparaat. Wij ontvangen die gegevens niet en hebben er geen toegang toe.
Grondslag: niet van toepassing, er worden geen persoonsgegevens naar ons verzonden.

Bij een Calqo-account

Je e-mailadres, een versleuteld wachtwoord, je rol binnen het bedrijf en de bedrijfsnaam. Daarnaast leggen wij vast wanneer je de algemene voorwaarden hebt aanvaard en welke versie toen gold.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Belangrijk om te weten: zodra je bent ingelogd, worden de gegevens die je in Calqo invoert — werkbonnen, relaties, projecten, facturen, planning, urenregistratie — opgeslagen op onze servers, zodat jij en je collega's dezelfde gegevens zien. Die servers staan in Frankfurt, binnen de Europese Unie.

Toegang is technisch afgeschermd per bedrijf: een gebruiker kan uitsluitend bij de gegevens van het eigen bedrijf, en een monteur uitsluitend bij zijn eigen werkbonnen. Dat is niet alleen in de app geregeld maar ook in de database zelf.

Bij e-mailmarketing

Je e-mailadres en het moment en de tekst van je toestemming. Wij sturen alleen reclamemails als je daarvoor een apart vakje hebt aangevinkt én je aanmelding via een bevestigingsmail hebt bevestigd.
Grondslag: toestemming.

Je kunt die toestemming altijd intrekken via de afmeldlink onderaan elke mail; dat is gratis en werkt met één klik. Toegang tot Calqo staat volledig los van toestemming voor marketing: wil je geen mail, dan houd je gewoon toegang tot de tool.

Bij contact

De gegevens die je zelf in je bericht zet. Wij gebruiken die alleen om je vraag te beantwoorden.
Grondslag: gerechtvaardigd belang.

3. Hoe lang bewaren wij gegevens

• Administratie en facturen: zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat verplicht.
• Accountgegevens en de gegevens in je Calqo-omgeving: zolang je account bestaat en daarna nog dertig dagen, zodat je een export kunt maken.
• Je e-mailadres voor marketing: tot je je afmeldt.
• Bewijs van toestemming en aanvaarding: zolang dat nodig is om te kunnen aantonen dat die is gegeven.
• Contactberichten: niet langer dan nodig om je vraag af te handelen.

4. Met wie delen wij gegevens

Wij verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertentiedoeleinden. Wij schakelen wel dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken:

• Supabase — database en accountbeheer voor Calqo (servers in Frankfurt, EU)
• Vercel — het hosten en uitleveren van de Calqo-applicatie
• Shopify — onze webshop, klantadministratie en e-mailverzending
• Onze betaaldienstverlener — het afhandelen van betalingen
• Onze boekhouder — het voeren van de administratie

Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Cookies

Onze webshop gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de winkel te laten werken, bijvoorbeeld voor je winkelwagen. Calqo gebruikt geen tracking-cookies; wat er in de opslag van je browser staat, dient om je werk en je instellingen te bewaren. Gebruiken wij later analytische of marketingcookies, dan vragen wij daar vooraf toestemming voor.

6. Als je Calqo zakelijk gebruikt

Voer je in Calqo gegevens in over je eigen klanten of medewerkers, dan ben jij daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren en niet voor eigen doeleinden.

Op verzoek sluiten wij een verwerkersovereenkomst met je. Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat je een grondslag hebt voor de gegevens die je invoert, en dat je niet meer vastlegt dan nodig — Calqo waarschuwt bijvoorbeeld om geen BSN of kopie identiteitsbewijs op te slaan.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Al het verkeer verloopt via een beveiligde verbinding (HTTPS), wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, en de toegang tot gegevens is per bedrijf en per rol afgeschermd in de database zelf.

Vermoed je dat er iets niet klopt met de beveiliging? Laat het ons weten via Info@InstallatieTools.nl. Wij reageren zo snel mogelijk en melden een datalek waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien
• onjuiste gegevens te laten corrigeren
• je gegevens te laten verwijderen
• de verwerking te laten beperken
• bezwaar te maken tegen de verwerking
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (dataportabiliteit)
• gegeven toestemming op elk moment in te trekken

Stuur je verzoek naar Info@InstallatieTools.nl. Wij reageren binnen één maand. In Calqo kun je bovendien zelf op elk moment een volledige export van je gegevens maken via de back-upfunctie.

9. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten — dan lossen we het op. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij nieuwe functies toevoegen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij je per e-mail.