Handleiding Calqo

Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe Calqo werkt: van je eerste berekening tot het aanmaken van accounts voor je monteurs. Je hebt geen technische kennis nodig — alles wat je moet weten staat hieronder.

1. Beginnen zonder account

Je kunt Calqo direct gebruiken zonder je aan te melden. Open calqo.installatietools.nl en je zit meteen in de gratis versie.

Wat je dan al kunt:

• Vier rekenmodules: warmteverlies, ventilatiedebiet, cv-leidingdiameter en expansievat
• Het volledige kenniscentrum met storingsdiagnoses, foutcodes en aansluitgidsen
• Het volledige servicedossier
• Het schetsblok om snel een situatie te tekenen

Wat je invoert wordt bewaard in de browser op dat apparaat. Ga je op een andere computer werken, dan begin je daar met een leeg scherm — daarvoor heb je een account nodig.

2. Wat de pakketten inhouden

Pakket	Prijs	Wat je krijgt
Gratis	€ 0	4 rekenmodules, kenniscentrum, servicedossier en schetsblok. Geen account nodig.
Plus	€ 44,99 excl. btw € 54,44 incl. btw	Alle 27 rekenmodules met typeadvies, planning met werkbonnen en opnamebonnen, relatiedossier, objecten, checklists en urenregistratie. Monteurs kunnen meekijken op hun eigen telefoon.
Pro	€ 89,99 excl. btw € 108,89 incl. btw	Alles uit Plus, plus calculatie met marge-analyse, offertes met eigen opmaak, facturen met archief en boekhoudexport, projecten, contracten en debiteurtarieven.

Beide betaalde pakketten zijn maandelijks opzegbaar. Geen jaarcontract en geen opstartkosten.

3. Een account aanmaken voor je bedrijf

Een account heb je nodig zodra je met planning en werkbonnen wilt werken, of zodra je monteurs mee laat kijken. De gegevens staan dan op de server, zodat iedereen binnen je bedrijf hetzelfde ziet.

Werk je als zzp'er of eenmanszaak? Vul dan gewoon je eigen bedrijfsnaam in.

Had je al gegevens in Calqo staan voordat je een account maakte, dan worden die automatisch naar de server gezet. Dat gebeurt één keer en je hoeft er niets voor te doen.

4. Je bedrijfsgegevens invullen

Doe dit meteen, want deze gegevens komen op al je offertes, facturen en werkbonnen te staan.

Klik rechtsboven op Mijn bedrijf en vul in:

• Bedrijfsnaam, adres, telefoon en e-mail
• KvK-nummer, btw-nummer en IBAN
• Je logo (PNG of JPG)
• Standaard uurtarief, voorrijkosten en btw-tarief
• Betaaltermijn en geldigheidsduur van je offertes

De opmaak van je briefhoofd

In hetzelfde scherm bepaal je hoe je briefhoofd eruitziet: logo links, rechts of gecentreerd, en je bedrijfsnaam naast of onder het logo.

De opmaak van je offertes

Iets lager vind je Opmaak van je offertes. Daar stel je in:

• Aanhef — bijvoorbeeld Beste {klant},
• Openingszin — bijvoorbeeld Hierbij onze offerte {nummer} voor {project}.
• Afsluiting — bijvoorbeeld Met vriendelijke groet,
• Regel onder je naam — je functie of je certificering
• Regelvorm — volledig met aantal maal prijs, of beknopt met alleen de omschrijving en het bedrag
• Btw — gespecificeerd, of alleen het totaal inclusief

De woorden tussen accolades worden automatisch ingevuld met de echte gegevens. Laat je een veld leeg, dan gebruikt Calqo de standaardtekst.

Tip: werk je vooral voor particulieren, dan is beknopt met alleen het totaal inclusief btw meestal prettiger. Zakelijke klanten verwachten juist de volledige specificatie.

5. Monteurs en kantoorcollega's toevoegen

Dit is de vraag die het meest wordt gesteld, dus hier heel precies.

Je hoeft geen accounts voor anderen aan te maken. Je geeft ze een code, zij maken zelf een account aan. Er zijn twee codes:

Code	Voor wie	Wat die persoon ziet
Monteurcode	Monteurs, inleners, leerlingen	Alleen zijn eigen planning en werkbonnen. Geen bedragen, geen facturen, geen relatiedossier. Wel de berekeningen, het kenniscentrum en het servicedossier.
Kantoorcode	Kantoorcollega's	Alles behalve de bedrijfsinstellingen.

Waar vind je die codes?

Twee plekken, allebei goed:

• In het linkermenu bij Werknemerbeheer, bovenaan in het blok Bedrijfscodes
• In het linkermenu bij Instellingen

Bij elke code staat een kopieerknop.

Zorgen dat een monteur zijn eigen bonnen ziet

Om te weten wélke bonnen bij welke monteur horen, moet zijn account gekoppeld zijn aan zijn record in Werknemerbeheer. Ziet een monteur niets terwijl je wel werk voor hem hebt ingepland, neem dan contact met ons op — dan lopen we het samen na.

Iemand gaat uit dienst

Ga naar Werknemerbeheer en klik op Nieuwe codes maken. De oude codes werken dan niet meer voor nieuwe aanmeldingen. Mensen die al gekoppeld zijn houden toegang, dus verwijder die persoon daarnaast uit je medewerkerslijst.

6. Calqo op de telefoon zetten

Calqo is geen app uit de App Store, maar je kunt hem wel op je beginscherm zetten. Daarna opent hij zonder browserbalk en werkt hij als een gewone app.

• Android (Chrome): open calqo.installatietools.nl, tik op het menu met de drie puntjes en kies App installeren
• iPhone (Safari): open calqo.installatietools.nl, tik op de deelknop en kies Zet op beginscherm

7. Werken met de planning en werkbonnen

Een werkbon maken

Ga naar Planning & bonnen en klik op Maak werkbon. Vul de klant in, wat er moet gebeuren, en eventueel het object en het project. De bon staat dan in de bonnenbak.

Inplannen

Sleep de bon uit de bonnenbak naar een tijdvak in de kolom van de monteur. In het dagbeeld rek je de bon uit door het handvat onderaan naar de gewenste eindtijd te slepen.

Bovenaan kies je tussen dag- en weekbeeld. Onder Instellingen planbord stel je in hoeveel dagen je wilt zien (1 tot 7) en of je per uur, halfuur of kwartier werkt.

De statussen

Status	Betekent
Te verzenden	Ingepland, maar de monteur ziet hem nog niet
Verzonden	De monteur ziet de bon en kan ermee aan de slag
Afgerond	Het werk is klaar
Opvolging open	Er staat iets in het opvolgvak dat nog moet gebeuren

Verzenden en afronden doe je in de bon zelf. Klik je per ongeluk op afgerond, dan zet je hem met dezelfde knop weer terug.

Wat een monteur op de bon kan doen

• Uren invullen met begin- en eindtijd, en het soort: normale uren, overuren of reisuren
• Foto's toevoegen
• De checklist afvinken
• Materiaal invullen dat hij heeft gebruikt
• Een notitie voor kantoor achterlaten
• Iets in het opvolgvak zetten als het werk niet klaar is
• De klant laten ondertekenen

Opnamebon

Gaat een monteur eerst kijken zonder te werken, dan maakt hij een opnamebon: materiaallijst, foto's en wat er moet gebeuren, zonder urenregistratie. Ook een monteur mag die zelf aanmaken.

Verlof en afwezigheid

Sleep een taaktype direct op het bord: verlof, ziekte, cursus, magazijn, storingsdienst en meer. Elk type telt in de urenstaten als gewerkte tijd, doorbetaald verzuim of onbetaald verlof, zodat je aan het eind van de maand geen puzzel hebt.

8. Van werkbon naar factuur

Onderin een afgeronde werkbon staat Maak factuur. De uren, het materiaal en de voorrijkosten worden overgenomen; je hoeft alleen te controleren en te versturen.

Op de factuur zelf kun je:

• Het btw-tarief per bon aanpassen
• Regels toevoegen of aanpassen
• Versturen — opent je mailprogramma met de factuurtekst en zet de status op verstuurd
• Print/PDF — geeft de nette factuurlayout met je bedrijfsgegevens; kies in het printvenster Opslaan als PDF
• De status terugdraaien als je verkeerd hebt geklikt

Bewaarplicht en boekhouding

Bovenaan de facturenpagina staat het blok Boekhouding en bewaarplicht. Daar exporteer je een heel jaar als CSV-bestand dat elke boekhouder kan inlezen.

Een verstuurde of betaalde factuur kun je niet zomaar weggooien: die gaat naar het archief en blijft vindbaar en exporteerbaar. Dat is met opzet, want je administratie moet zeven jaar bewaard blijven.

9. Het kenniscentrum en servicedossier

Kenniscentrum

Eén zoekbalk voor alles. Typ een klacht, een foutcode, een merk of een term en je krijgt wat erbij hoort: aansluitgidsen, storingsdiagnoses, merkspecifieke foutcodes en rekenvragen.

Probeer bijvoorbeeld F28, airco aansluiten, legionella of rookgas.

Servicedossier

Vier tabbladen:

• Diagnose — kies de klacht die je op locatie hebt. Je krijgt de mogelijke oorzaken op waarschijnlijkheid gerangschikt, met per oorzaak wat je controleert, welke meetwaarde je mag verwachten en welk onderdeel erbij hoort. Onderaan staat de controlevolgorde: waar je het beste begint.
• Componenten — per onderdeel hoe het werkt, wat er stukgaat, hoe je het doormeet, hoe je het vervangt en welke fouten daarbij vaak worden gemaakt.
• Onderhoud — onderhoudsschema's per soort toestel: jaarlijkse punten, meerjarige punten en de levensduur van onderdelen.
• Toestellen — kies een soort toestel, een merk en een serie. Daar leg je zelf vast wat alleen voor dat toestel geldt: het servicemenu, de afstelwaarden, de valkuilen die je bent tegengekomen.

De diagnose werkt zonder internet. Dat is een bewuste keuze, want je staat vaak genoeg in een kruipruimte of meterkast zonder bereik.

10. Je gegevens bewaren

Op het dashboard, onderaan, staan twee knoppen naast elkaar. Die doen iets verschillends:

Knop	Waarvoor
Overzicht afdrukken of als PDF	Een net opgemaakt overzicht met tabellen van je relaties, projecten, werkbonnen, facturen, contracten, objecten, medewerkers en prijslijst. Om te lezen en te bewaren. Kies in het printvenster Opslaan als PDF.
Back-upbestand opslaan	Een technisch bestand dat er onleesbaar uitziet, maar waarmee je alles kunt terugzetten. Dit is je vangnet.

Bewaar allebei. Het overzicht kun je niet terugzetten, en de back-up kun je niet lezen.

Terugzetten doe je met Back-up terugzetten. Let op: dat overschrijft wat er nu staat.

11. Instellingen en wachtwoord

In het linkermenu vind je Instellingen. Daar staat:

• Je e-mailadres, bedrijf, rol en welk pakket je hebt
• Nieuw wachtwoord instellen
• E-mailadres wijzigen — je krijgt een bevestigingsmail op het nieuwe adres; pas daarna gaat de wijziging in
• De bedrijfscodes voor je medewerkers
• Licht of donker kleurenschema
• Waar je back-up en jaarexport staan
• Links naar de voorwaarden en de privacyverklaring

Wachtwoord vergeten

Klik op het inlogscherm op Wachtwoord vergeten?, vul je e-mailadres in en je krijgt een herstellink. Kijk ook in je spammap. Komt de mail niet aan, neem dan contact met ons op.

12. Als iets niet werkt

Wat je ziet	Wat je doet
Een oude versie of iets dat niet klopt	Druk Ctrl + F5 (Windows) of Cmd + Shift + R (Mac). Dat haalt een verse versie op.
Je monteur ziet geen planning	Controleer of hij in Werknemerbeheer staat en of er werk voor hem is ingepland met de status Verzonden.
Je ziet een pagina niet in het menu	Die zit in een ander pakket. Kijk bij Abonnement wat erin zit.
Je gegevens zijn weg op een ander apparaat	Zonder account staan gegevens per apparaat. Maak een account aan om ze te delen.
Je krijgt geen mail van ons	Kijk in je spammap. Blijft het uit, mail ons dan even.

Nog vragen?

Mail ons op Info@InstallatieTools.nl. Zie je iets dat niet klopt of mis je een functie? Laat het weten — de vloerverwarmingsmodule is aangepast omdat een installateur ons terecht wees op een te lange groeplengte bij warmtepompen. Zo houden we het graag.

Calqo openen

De uitkomsten van de rekenmodules in Calqo zijn indicatief en bedoeld als voorselectie. Ze vervangen geen normberekening, ontwerp of fabrieksopgave. Werk aan gas, elektra en koudemiddel mag uitsluitend worden uitgevoerd door daartoe vakbekwame en gecertificeerde personen.